Кассовая книга Индивидуального Предпринимателя

Кассовая книга Индивидуального Предпринимателя.rar
Закачек 2521
Средняя скорость 3883 Kb/s
Скачать

Кассовая книга Индивидуального Предпринимателя

Обновление: 24 июля 2017 г.

В 2017 году правила ведения кассовых операций предпринимателями не изменились. Как и ранее, эти правила определяет Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 (далее – Указание). Согласно этому Указанию кассовая книга ИП может вестись по его усмотрению при наличии соответствующих условий. О том, как вести кассовую книгу и когда ИП может обойтись без нее, расскажем в этой статье.

Общий и упрощенный порядки ведения кассовых операций

Предприниматели могут осуществлять кассовые операции (операции с денежной наличностью) в двух разных режимах — общем или упрощенном.

В общем режиме операции с наличностью (поступление денежных средств в кассу или их выдача из кассы) должны оформляться кассовыми документами (ордерами). Ордера бывают двух видов:

  • приходный (для операций поступления) — сокращенно ПКО;
  • расходный (для выбытия) — сокращенно РКО.

Кроме того, все данные операции должны отражаться в кассовой книге. Официальная форма этой книги ( КО-4 ) утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 88 от 18.08.1998.

В это режиме работают компании, осуществляющие операции с наличностью (выручку в наличных денежных средствах, выдачу наличных денег под отчет, выплату зарплаты наличными средствами). Для них это является обязательным. Надо ли вести кассовую книгу ИП? Необязательно, но при одном условии.

С 1 июня 2014 года предприниматели получили возможность работать с наличностью в упрощенном порядке. Этот порядок предусмотрен Указаниями № 3210-У. Согласно его положениям предприниматели могут не использовать кассовые ордера и книгу, если осуществляют налоговый учет физических показателей, расходов и доходов от своей деятельности.

Причем в упрощенном порядке могут вести деятельность предприниматели на любом налоговом режиме. Главное условие для этого – ведение налогового учета объектов налогообложения.

Так, предприниматели на УСН могут не вести кассовую книгу, если ведут КУДИР. Предпринимателям на патентной системе не нужно вести кассовую книгу, если они ведут книгу учета доходов. Формы этих книг утверждены Минфином в Приказе № 135н от 22.10.2012.

Предприниматели на общем налоговом режиме также не должны вести кассовую книгу, если осуществляют учет доходов и расходов. Такая книга учета для них утверждена совместным Приказом Минфина и МНС от 13.08.2002 № БГ-3-04/430 .

Нет необходимости вести кассовую книгу и сельским предпринимателям, работающим в режиме ЕСХН. Для этого им достаточно учитывать свои доходы и расходы в книге по форме, утвержденной Приказе Минфина РФ № 169н от 11.12.2006.

Для предпринимателей на ЕНВД официальной формы учетной книги доходов не установлено. Эти предприниматели платят налог с вмененного дохода, поэтому необходимость в учете доходов отсутствует. Может возникнуть вопрос, обязан ли ИП вести кассовую книгу, если он работает в режиме ЕНВД.

Нет, не обязан, если такой предприниматель осуществляет учет физических показателей. Именно по этим показателям, которые различны для разных видов деятельности на ЕНВД, осуществляется расчет вмененного дохода и налога за соответствующий период. Чтобы не вести кассовую книгу, предпринимателю достаточно осуществлять учет этих показателей.

Таким образом, для всех предпринимателей предусмотрен общий и упрощенный порядки работы с денежной наличностью. Предприниматели сами решают, в каком порядке осуществлять эти операции. Упрощенный порядок не требует от них оформления кассовых ордеров по операциям с наличностью и отражения этих операций в кассовой книге. Но при наличии сотрудников, большом объеме кассовых операций более подходящим для предпринимателя может оказаться общий порядок работы с наличностью, позволяющий лучше контролировать движение наличных денежных средств.

Предприниматели должны вести учет движения денежной наличности наряду с предприятиями других форм собственности. Учет предполагает документальное оформление поступления, выдачи денежных средств, сдачи наличности в учреждение банка.

Обязанность ведения кассовой книги предпринимателями

В 2014 году законодательством внесены изменения в порядок ведения предпринимателями кассовой книги. На основании Указания Центробанка от 11.03.2014г. за № 3211-У ИП освобождены от ведения кассовой книги. Нововведение законодательства не означает отказа от ведения учета наличных денежных средств, но допускает отсутствие точного учета и исключает проверки кассы налоговыми органами.

Требование законодательства состоит в обязательном учете физических показателей деятельности предпринимателя, на основании которых начисляются налоги. Данное указание можно в первую очередь применить к учету специальных режимов налогообложения ИП.

Преимущественное количество активно работающих ИП продолжают вести журнал и оправдательные документы. Если предприятие использует общую систему налогообложения или имеет значительные денежные обороты, неведение кассовой книги может привести к потере данных или, что также вероятно, сокрытию средств недобросовестными сотрудниками.

Прямое указание на отсутствие необходимости вести кассовую книгу предпринимателям на ОСН отсутствует. Кроме того, если ИП имеет зарегистрированную технику ККТ, в этом случае ведение журнала необходимо. Проверка ведения учета ККМ производится одновременно с контролем поступления денежных средств в операционную кассу ИП. Если журнал вести правильно, проверка имеет положительный результат.

Послаблением в учете операций воспользовались только предприниматели, имеющие:

  • малые обороты денежной наличности;
  • отсутствие численности работников;
  • незарегистрированный ККМ, используемый в качестве способа учета движения наличности.

Простота заполнения книги и сопровождающих документов позволяет предпринимателю использовать журнал для контроля операций. Если самостоятельно сложно разобраться в порядке движения документов, подсказать, как правильно заполнять формы, могут специалисты – налоговые консультанты обслуживающих учет компаний.

Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.

Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

Отличие кассы от ККМ

В учете денежной наличности различают средства, полученные с использованием контрольно-кассовой техники и операционную кассу предприятия. Если ИП имеет зарегистрированную в установленном порядке ККМ, денежная наличность поступает операционисту с выпиской документа о приеме – чека, иной формы.

По окончании кассовой смены наличность по отчету кассира вносится в операционную кассу предприятия. Кассир оформляет операцию приходным кассовым ордером. При отсутствии официально зарегистрированного ЭКЛЗ денежная наличность может не сдаваться в кассу по окончании рабочего дня (вариант, используемый ИП на ЕНВД при расчетах с населением в розничной торговле).

Общие положения о журнале

Предприниматель может вести только одну книгу. На титульном листе необходимо указать основные реквизиты предпринимателя. Второй экземпляр не допускается и заводится на предприятии только по окончании предыдущего экземпляра. Вести кассовую документацию и книгу поручают одному лицу:

  • Ответственность за ведение документа возлагается на кассира – материально ответственное лицо. С сотрудником, помимо трудового договора, заключается соглашение о полной материальной ответственности.
  • При уходе в отпуск или возникновении иного разрешенного законодательством случая отсутствия вести кассовую документацию разрешается другому сотруднику. Документы и наличность передают правильно, по акту. Право ведения журнала определяется приказом ИП.

При наличии нескольких торговых точек выручка вносится по приходным кассовым ордерам после их закрытия. Если точек значительное количество, допускается взнос в операционную кассу по одному приходному ордеру, составляемому старшим кассиром. К документу прилагается реестр с подробной разбивкой по точкам.

Внимание! Заполнять кассовую книгу необходимо в четкой хронологии событий. Операция должна быть занесена в день движения средств – прихода или расхода.

Журнал может составляться в электронном или ручном варианте. Выбор того, как вести форму, определяется в добровольном порядке и в зависимости от оборотов ИП. Для малых размеров выручки ручная форма не менее удобна, чем электронный вариант.

Ручная форма ведения кассовой книги

При ручном заполнении документ до начала его ведения нумеруется, прошивается и заверяется подписью ИП. При нумерации страниц используется сквозной способ проставления номеров. Если предприниматель использует печать, на скрепляющем прошивку листке ставится печать, конец которой должен попасть на журнал.

При ручном заполнении документа:

  • Исключаются помарки, подчистки и исправления записей. Требование распространяется как на листы кассовой книги, так и на оправдательные формы, подтверждающие движение денежных средств. При возникновении неверной записи лист перечеркивается по диагонали с записью поверх линии в форме «испорчено» или ином аналогичном варианте.
  • По окончании кассового дня бухгалтерский работник должен вывести остатки денежной наличности. Величина остатка переходит на следующий день и служит начальной суммой листа.

В форме указывается количество подшитых приходных и расходных ордеров. Документы первичного учета необходимо вести и подшивать отдельно. Книга состоит из 2-частей – вкладыша и отчета кассира, который подлежит подшивке одновременно с формами первичного учета.

Электронная форма ведения журнала

При электронном ведении документ необходимо распечатывать по периодам. Предприятие в форме ИП самостоятельно определяет периодичность в зависимости от количества документооборота. После распечатывания документа его необходимо сшить и подписать в установленном порядке.

Электронная форма достаточно удобна и имеется во всех сопровождающих учет бухгалтерских программах. Преимущества электронной формы:

  • Отсутствует необходимость подсчета дебетовой и кредитовой части документа с выводом сальдо.
  • Перенос остатков производится автоматически.
  • Нет необходимости нумерации листов. Функция задается автоматически.
  • В программе можно задать правильные проводки для дальнейшего формирования данных.
  • При заполнении нет необходимости записи фамилий, инициалов сотрудников и их паспортных данных для первичного учета. Показатели вносятся единожды в справочники программы.

Если вести форму в автоматическом режиме, исключаются ошибки, на поиск и устранение которых тратится значительное количество времени. Хранение журнала осуществляется по правилам, определенным для форм первичного учета.

Важно! Книга подлежит хранению в течение 5-ти лет. По окончании срока создается комиссия по уничтожению документа и производится утилизация по письменному акту. Акт необходимо продолжать хранить бессрочно.

Вступивший в силу 01.01.12 г. нормативный акт Банка России, который определяет порядок ведения кассовых операций (Положение 373-П от 12.10.11 г.), принес много изменений, касающихся вопросов кассовой дисциплины. Причем в отличие от юридических лиц, для индивидуальных предпринимателей это Положение внесло много сложностей и вопросов. Например, нужна ли кассовая книга для ип, как обозначить «место для осуществления кассовых операций», как разделить личные средства и кассу индивидуального предпринимателя?

На какие группы ИП распространяется Положение о ведении кассовых операций?

  • все индивидуальные предприниматели, независимо от выбранной системы налогообложения, имеющие расчетный счет в банке, и сдающие на него выручку от предпринимательской деятельности или личные средства, или расходующие для собственных или деловых нужд.
  • все индивидуальные предприниматели, независимо от выбранной системы налогообложения, не имеющие расчетный счет в банке, но которые регулярно принимают выручку от предпринимательской деятельности в денежных средствах и регулярно расходуют ее для личных или деловых нужд.
  • все ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и наличия счета в банке, но которые периодически принимают выручку в виде наличных денежных средств.
  • все ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и наличия расчетного счета в банке, производящие расходы наличностью (не зависимо от регулярности выполнения этой операции).
  • все ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, которые снимают со своего счета в банке наличные денежные средства и пополняют счет наличными денежными средствами (не выручкой).

Обязан ли ИП вести кассовую книгу?

Все индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции с наличными денежными средствами, не зависимо от того, на какой системе налогообложения находятся, обязаны: вести кассовую книгу, выписывать кассовые ордера (расходные и приходные), установить лимит остатка кассы и строго соблюдать его. Как вести кассовую книгу ИП подробно описано в Положении 373 от 12.10.11 г. в Главе 5. Все выписанные в течение дня приходные и расходные ордера должны вписываться в кассовую книгу. По окончании каждого рабочего дня, после закрытия кассы, выводится остаток в кассе денежных средств. Остаток этот не может превышать, установленный Лимит, вся наличность свыше этого лимита должна быть сдана в банк.

Оставить в кассе наличность сверх определенного Лимита индивидуальный предприниматель имеет право, только если рабочий день для ИП оказался выходным днем у банка, а также в день произведения выплаты заработной платы нанятым работникам. Если индивидуальный предприниматель не установил лимит остатка кассы, то автоматически этот лимит будет равняться 0.

Чтобы ИП мог выполнить требования Положения 373-П по сдаче наличности сверхлимитного остатка, ему нужно в тот день, когда такой остаток образовался, просто самому себе выдать расходный ордер на сумму превышения. В графе «основание» нужно указать причину: «выплата денежных средств на покупку товара» или «выплата денежных средств ИП для личных нужд». Индивидуальный предприниматель имеет право также выписать расходный ордер и на сумму, которая больше, чем сверхлимитный остаток. В зависимости от условий работы предпринимателя, он может ежедневно забирать всю сумму наличности из кассы таким образом, или периодически.

Кстати, кассовая книга при енвд ИП также должна вестись, равно, как и выписываться природные и расходные кассовые ордера, составляться отчеты кассира.

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

Любое поступление в кассу должно сопровождаться оформлением приходного кассового ордера. В частности, приходным ордером оформляется:

  • поступление в кассу ИП наличных денежных средств, полученных в банке с расчетного счета. Основание для оформления ордера возможно такое: «Приход средств с расчетного счета»;
  • выручка от осуществления предпринимательской деятельности. Целесообразно оформлять один приходный ордер в конце дня на все суммы, поступившие в течение этого дня. Если ИП применяет ККТ (контрольно-кассовую технику), то приходный ордер оформляется на основании контрольной ленты, которая изымается из ККТ. Если же ККТ не применяется индивидуальным предпринимателем, то приходный ордер выписывается на полную сумму выручки, полученную в течение рабочего дня;
  • внесение ИП собственных наличных денежных средств для ведения текущей деятельности;
  • возврат в кассу наличных средств, выданных работнику под отчет, но не использованных им.

Любой расход наличных денежных средств должен сопровождаться оформлением расходного кассового ордера. Расходовать выручку от реализации товаров (работ) ИП имеет право только на определенные цели. Список этот ограничен, он включает в себя:

  • заработную плату;
  • командировочные расходы;
  • выплаты страховых возмещений;
  • стипендию;
  • оплату за товары (услуги, работы);
  • выплату за оплаченный, а затем возвращенный покупателем товар (работу).

Фактически такой строгий список не позволяет ИП тратить на свои личные цели наличные средства из кассы. Однако, как собственник, предприниматель имеет право изымать из кассы денежные средства (и выручку в том числе) и на свои личные нужды. И никакие контролирующие органы не имеют права отслеживать направление расходования наличных денежных средств на собственные нужды ип.

Расходными ордерами оформляются:

  • выручка от осуществления предпринимательской деятельности, изымаемая из кассы для зачисления на расчетный счет в банке;
  • выдача наличных средств для оплаты товаров или услуг, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности, например, для покупки товаров, для оплаты за электроэнергию или воду и т.д.;
  • выдача наличных средств работнику под отчет для осуществления расходов, связанных с предпринимательской деятельностью;
  • снятие наличных денежных средств самим ИП для личных целей. В расходном ордере в таком случае указывается основание: «Выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды».

О тонкостях кассовой дисциплины смотрите на видео ниже:

Как ИП заполнить кассовую книгу?

Форма кассовой книги (№КО-4) утверждена постановлением Госкомстата России№88 от 18 августа 1998 года. Вести книгу юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право как в бумажном, так и электронном виде. Если книга ведется в бумажном виде, то до начала работы, все листы должны быть обязательно пронумерованы, затем книга сшивается и опечатывается печатью, а также заверяется подписью директора и главного бухгалтера (если он есть). Все эти действия нужны для того, чтобы не было возможности изымать из кассовой книги листы.

Все записи в кассовой книге обязательно ведутся в 2-х экземплярах. Один экземпляр заполняется шариковой ручкой и остается в книге, а второй экземпляр отрывной, он получается в результате заполнения первого через копировальную бумагу. Вторые экземпляры представляют собой отчет кассира, и должны храниться в отдельной папке. В кассовой книге не допускается никаких подчисток и исправлений. Если была допущена ошибка, неправильное число или слово нужно аккуратно зачеркнуть, рядом сделать верную запись и заверить подписью кассира.

Кассовую книгу ИП должен вести, подчиняясь общим правилам, как и для организаций любых других форм собственности. У индивидуального предпринимателя может быть только одна кассовая книга.

Заполнение кассовой книги по строчкам:

  • в строчке «Номер документа» проставляется номер приходного или расходного ордера по порядку;
  • в графе «От кого получено или кому выдано» проставляется название фирмы или ФИО физического лица, которые сдают или получают наличные средства. Здесь же нужно кратко описать содержание осуществленной операции;
  • в графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» проставляется номер из плана счетов бухгалтерского учета, который корреспондирует со счетом 50 Касса;
  • графа «Приход» отражает сумму денежных средств, полученную по приходному ордеру;
  • графа «Расход» отражает сумму денежных средств, выданную по расходному ордеру;
  • в графе «Итого за день» проставляется итоговые суммы отдельно по приходным и расходным ордерам.
  • графа «Остаток на конец дня» рассчитывается по формуле, как сумма прихода за день и остаток на начало дня, за вычетом расхода за день.

Существует 2 варианта заполнения кассовой книги:
1) При вертикальном расположении страниц. При таком варианте вся информация по кассовому дню находится на одной странице. Отчет кассира составляется любым из двух способов:

  • между двумя листами кассовой книги располагается копировальный лист, и через него производится запись шариковой ручкой. Первый лист остается в кассовой книге, а второй – отрывается и служит отчетом кассира.
  • отчетом кассира является чистый лист (вкладной). Записи на чистом листе ведутся через копирку.

2) При горизонтальном расположении страниц. При таком варианте страница книги разделена на 2 равные части. Одна часть, имеющая горизонтальные линейки, считается первым экземпляром. Вторая часть является вторым экземпляром, она отрывная и служит отчетом кассира. Нужно учесть, что и одна и вторая часть листа кассовой книги имеет один и тот же номер.

Скачать бланк для заполнения кассовой книги ИП.

Ответственность индивидуального предпринимателя за неправильное ведение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины у индивидуальных предпринимателей проверяют налоговые органы. К предпринимателям могут быть применены административные взыскания в размере от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб. за такие нарушения:

  • произведение расчетных операций наличными средствами с юридическими или физическими лицами свыше установленного законодательством размера (на сегодняшний день этот максимальный размер составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора);
  • не оприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств. Другими словами за не составление приходных и расходных кассовых ордеров и не ведение кассовой книги ип.
  • хранение в кассе наличных денежных средств сверх установленного лимита.


Статьи по теме