Книга Особистого Прийому Громадян

Книга Особистого Прийому Громадян.rar
Закачек 956
Средняя скорость 6893 Kb/s
Скачать

Книга Особистого Прийому Громадян

Додаток 2
до Порядку розгляду звернень громадян у Національному агентстві України з питань державної служби
(пункт 14 розділу II)

Зразок бланку (форма шаблону) журналу:

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
особистого прийому громадян

Прізвище, ім’я, по батькові, поштова адреса чи місце роботи, категорія (соціальний стан) громадян

Порушені питання (короткий зміст)

Кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання

Наслідки розгляду, дата одержання відповіді від виконавця

ЖУРНАЛ

ТОМ №

СПРАВА №

(крайні дати документа)

На _________________ аркушах

Зберігати __________ ст.. Переліку

При заведенні справи на обкладинці вказуються:

— назва структурного підрозділу;

— індекс (номер) справи;

— рік початку справи на обкладинках справ з планами та звітами (замість крайніх дат документів у справі);

— термін зберігання та номера статей відповідно до переліку документів із зазначенням термінів зберігання.

Ці записи проставляються на обкладинках облікових журналів, крім того проставляються дані щодо кількості аркушів у журналі.

При закритті справи на обкладинці проставляються:

— крайні дати документів в справі, які повинні відповідати датам видання (підписання, затвердження) або надходження самого раннього та самого пізнього документів, не залежно від розташування цих документів у справі;

— кількість аркушів (без листів опису документів справи)ю

Крім того, при закритті справи уточнюються заголовок та термін зберігання справи із занесенням змін на обкладинку справи та до номенклатури справ.

Написи на обкладинках повинні бути чіткими.

Перед заведенням кожної конфіденційної справи будь-якого терміну зберігання до нього підшивається приблизна необхідна кількість аркушів опису документів справи, який має наступну форму:

ОПИС ДОКУМЕТІВ

СПРАВА № _____ ТОМ № ______

За 20____ рік

(підпис І.П.П. особи, що склала опис, дата)

Дані про документ заносяться до опису в момент підшивки документів. При заведенні справи на внутрішню сторону обкладинці переносяться з номенклатури ініціали та прізвища осіб, яким надано право користуватися справою. Список завіряється підпису працівника підрозділу конфіденційного діловодства. Одночасно заводиться картка обліку видачі справи, яка має наступну форму:

КАРТКА ОБЛІКУ ВИДАЧІ СПРАВИ

(індекс та гриф конфіденційності справи, номер тому, заголовок справи)

Картка розміщується в паперовому кармані, який приклеєний до внутрішньої обкладинки справи.

Аркуші справи нумеруються. Листи опису документів справи нумеруються окремо наявності заповнення кожного аркушу, чисті аркуші не нумеруються. Нумерація аркушів справи здійснюється при підшивці документів арабськими цифрами у правому верхньому кутку аркушу. Якщо справа має кілька томів, нумерація здійснюється по кожному тому окремо.

При вилученні документів із справ стара нумерація аркушів зберігається.

При нумерації аркушів необхідно слідкувати за її правильністю. Але якщо аркуш не був пронумерований або один номер повторюється на декількох листах, то дозволяється проставляти літерні номери, наприклад 12, 12а, 12б тощо, які оговорюються у запису завірення.

При закритті справи на окремому чистому аркуші складається запис завірення за наступною формою:

ЗАПИС ЗАВІРЕННЯ СПРАВИ № _______ ТОМ № ______________

В справі підшито та опечатано печаткою № ____________ __________

аркушів + ___________ аркушів опису документів справ

Аркуші № № _______________ літерні

На аркушах № № ___________ наклеєно _______________________________

Документів за уч. № № _____________________________________________

(підпис, І.П.П. особи, що оформив завірену підпис, дата)

При незаповненні яких-небудь позицій завіреного надпису у них робиться прочерк. Незаповнені листи опису документів справи не враховуються.

Листи кожного тому при закритті тому перевіряються, прошиваються товстою ниткою в 4 проколи та опечатуються або пломбуються таким чином, щоб захватити два кінця нитки. Справи можуть переплетатися, в цьому випадку їх опечатування не здійснюється.

Тема 10. Організація діловодства зі зверненнями громадян

10.1. Вимоги до організації діловодства зі зверненнями громадян

До організації діловодства зі зверненнями громадян висуваються певні вимоги. До цих вимог відносять:

— діловодство зі зверненнями громадян повинно вестися окремо від загального діловодства;

— діловодство зі зверненнями громадян в установах, організаціях на підприємствах незалежно від форм власності повинно відповідати вимогам чинного законодавства.

Основними нормативно-правовими актами, які регулюють ведення діловодства зі зверненнями громадян в установах є:

1. Закон України „Про звернення громадян” № 393/96-ВР від 02.10.1996 року, який регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією права вносити пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки, оскаржувати дії посадових осіб. Закон Забезпечує громадян України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади та місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав та законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

2. Указ Президента України „Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення” № 241/97 від 19.03.1997 року.

3. Указ Президента України „Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” № 700/2002 від 13.08.2002 року.

4. Постанова Кабінету Міністрів України № 348 від 14.04.1997 року „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об′єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.

Крім вище зазначених нормативно-правових актів, в установах можуть бути розроблені інші методичні та інструктивні документи, які регулюють організацію та ведення діловодства зі зверненнями громадян.

10.2. Поняття про пропозицію, заяву, скаргу

У відповідності до Закону України “Про звернення громадян”, під зверненням необхідно розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

На відміну від пропозицій, заяви не розкривають шляхи та засоби вирішення встановленого завдання, а лише формулюють його. Заяви частіше за все вміщують прохання особистого характеру.

Заява подається і тоді, коли громадянин (група громадян) мають за мету повідомити про ті, чи інші недоліки в роботі підприємства, установи, організації, навіть в тому разі, коли ці недоліки безпосередньо не відносяться до його особистих прав чи інтересів, які оберігаються законом.

Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями чи бездіяльністю, рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

На відміну від пропозицій і заяв, скарга подається в разі порушення яких-небудь прав чи інтересів громадян, які встановлені та закріплені законодавством, а також інших особистих інтересів громадян, які не суперечать суспільним.

10.3. Право на звернення з пропозиціями, заявами, скаргами

Правом на звернення з пропозиціями, заявами та скаргами наділені громадяни України, а також не громадяни України, які відповідно до чинного законодавства знаходяться на території України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Відповідно до законодавства звернення надаються в ті органи, установи, організації або тим посадовим особам, до яких відноситься безпосереднє вирішення питання, яке підняте. Скарги подаються до тих органів або до тих посадових осіб, яким безпосередньо підпорядковані державні органи чи посадові особи, дії яких оскаржуються.

Також громадяни звертаються зі своїми пропозиціями, заявами та скаргами до народних депутатів України і депутатів місцевих рад.

Депутати відповідно до статусу народних депутатів, в свою чергу, по виникненим питанням звертаються до організацій, установ, підприємств. Депутат може здійснювати контроль над розглядом направлених їм звернень в державні органи та підприємства, приймати особисту участь в розгляді вище зазначених звернень громадян.

10.4. Порядок подачі звернень

На підставі Закону України “Про звернення громадян” особа, яка звернулася з пропозицією, заявою, скаргою (далі – звернення), повинна вказати своє прізвище, ім’я, по батькові, а також дані про місце проживання, роботи, навчання. Звернення, яке не вміщує в собі такі відомості, вважаються анонімними та розгляду не підлягають.

Звернення може бути усним (викладено громадянином та записане посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або передане громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Також, може бути подана скарга в інтересах громадянина іншою особою, колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно із чинним законодавством.

10.5. Ведення діловодства за зверненнями громадян

Порядок роботи зі зверненнями громадян регламентує “Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348. На підставі даної Інструкції діловодство зі зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства та покладається на спеціально призначених посадових осіб.

Відповідальність за стан діловодства зі зверненнями громадян покладається на керівників організацій особисто.

Діловодство зі зверненнями громадян ведеться окремо від загального діловодства. Організація роботи щодо ведення діловодства з питань розгляду звернень громадян покладається на діловодну службу установи (канцелярія, загальний відділ, управління справами тощо) або на працівників, на яких покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян, про що зазначається у їхній посадовій інструкції.

Працівник, який за своїми службовими обов’язками забезпечує ведення діловодства зі зверненнями громадян, при оформленні на відповідну посаду повинен бути ознайомлений під розпис із документами, що його регламентують.

При звільненні такого працівника, а також на час його відпустки, хвороби, відрядження тощо, всі звернення, які знаходяться на розгляді, передаються для виконання особі, яка його заміщує.

10.6. Особливості реєстрації звернень

Усі пропозиції, заяви та скарги приймаються централізовано та реєструються в день їх отримання. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з письмовим зверненням. Реєстрація здійснюється на реєстраційно-контрольних картках чи у журналах встановленого зразка, а також за допомогою автоматизованої реєстрації з використанням персональних комп’ютерів. При цьому ведеться облік особистого прийому громадян на картках чи в журналах встановленої форми.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян, наданих на особистому прийомі.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на РКК, придатних для обробки на персональних комп’ютерах.

Реєстраційно-контрольна картка реєстрації пропозицій, заяв та скарг має наступну форму:

Реєстраційно-контрольна картка

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

від 14 квітня 1997 р. N 348

Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

Відповідно до статті 13 Закону України «Про звернення громадян» Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (додається).

3. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію по веденню діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у республіканських міністерствах і відомствах УРСР, виконкомах місцевих Рад народних депутатів, на підпорядкованих їм підприємствах, в установах і організаціях, затверджену постановою Ради Міністрів УРСР від 27 квітня 1982 р. N 210 (ЗП УРСР, 1982 р., N 5, ст. 47).

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 14 квітня 1997 р. N 348

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (далі — організаціях) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій.

2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, — наступного після нього робочого дня на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (додаток N 1), або в журналах (додаток N 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах (додаток N 3) або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. За відсутності в організації системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами, або в журналах (додатки N 1 і 2).

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток N 4).

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп’ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання — короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп’ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім’я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання — короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.

Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись організацією.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп’ютера, а у разі потреби — на принтер.

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток N 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

3. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп’ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

4. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, за тематикою порушених у них питань.

У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.

5. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом «КОНТРОЛЬ» або літерою «К».

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

6. У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

7. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м’яку обкладинку (додаток N 6). У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток N 7).

9. Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях.

Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов’язків.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.

У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню керівником організації.

10. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.


Статьи по теме