Книга Регистрации Доверенностей скачать

Книга Регистрации Доверенностей скачать.rar
Закачек 2389
Средняя скорость 4739 Kb/s
Скачать

Книга Регистрации Доверенностей скачать

Страница обновлена: 02.02.2017

С целью получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним юридическим лицом от другого применяется доверенность на получение ТМЦ. Выданные доверенности могут быть унифицированными, а могут представлять собой специально разработанный бланк, установленный локальными нормативными актами организации. Информация о выданных доверенностях для систематизации учета вносится в специальный регистрационный журнал.

Так же, как и сами бланки доверенностей, может быть использована форма журнала установленного образца, либо индивидуально разработанная для нужд конкретной организации. В данной статье речь пойдет об унифицированном формате журнала регистрации доверенностей по форме М-3.

Что это такое

Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Заполнение и образец

На самой первой странице указываются сведения об организации, в которой будет осуществляться учет. Пишется название предприятия, код ОКПО, указывается период ведения. Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:

  1. Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
  2. Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
  3. В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
  4. В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
  5. В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
  6. В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
  7. Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
  8. В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности. Например, это может быть номер накладной, на основании которой были получены ТМЦ.

Обязательно ли вести

Обязательность наличия журнала регистрации доверенностей была внедрена на основании Постановления Госкомстата № 71а от 30.10.1997 г. Однако в начале январе 2013 вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», согласно которому упразднялось предписание о ведении реестра выданных доверенностей на предприятии. Несмотря на то, что нет неукоснительных требований с точки зрения законодательства, рекомендуется ведение журнала регистрации и учета выданных документов.

Таким образом, посредством систематизации удастся избежать путаницы и возможных ошибок, которые могут возникнуть в процессе деятельности организации. Например, к серьезным последствиям могут привести неучтенные неиспользованные доверенности, на основании которых могут быть получены товарно-материальные ценности от лица организации.

Такое возможно, например, если гражданин, на имя которого был выдан документ, впоследствии был уволен, а ввиду отсутствия систематизированного реестра, неиспользованная доверенность не была учтена. Именно поэтому, даже, несмотря на то, что наличие и ведение журнала регистрации выдаваемых доверенностей в настоящее время не регламентировано нормативными актами действующего законодательства, большинство организаций осуществляют внутренний учет данного типа документации.

Такой журнал ведется на предприятии для учета всех выданных доверенностей. Благодаря подобной книге, можно быстро найти нужный документ и определить, когда и кому был выдан. Это позволяет сэкономить большое количество времени и сохранить целостность документации, которая регистрируется в журнале.

Как правильно заполнять журнал

Каждая выданная доверенность должна регистрироваться в журнале, поэтому необходимо при получении документа сделать запись в строке. Когда происходит выдача каждого из документов, в книге надо занести такие данные:

  • регистрационный номер доверенности;
  • дата выдачи;
  • срок действия документа;
  • все личные данные работника, которому выдается документ;
  • название организации, в которой доверитель будет представлять свою компанию;
  • номер и дата документа, на основании которого совершается сделка;
  • подпись доверенного лица;
  • в конце необходимо отметить выполнение поручения указанного в доверенности.

Журнал учета доверенностей является документом, в который вносится основная информация про доверенности выданные вами. Для большей личной удобности, каждую выданную доверенность, стоит заносить в журнал учета. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей форма М-2а не требует обязательно регистрации в журнале, поскольку данная доверенность имеет отрывной корешок для хранения. Прочитав запись из журнала, быстро можно сориентироваться кто, когда и кому выдал доверенность, а так же ее полномочия и сроки. Стоит отметить что для определенных групп доверенностей и других документов имеются свои регистрационные журналы, так к примеру, трудовую книжку вносят в книгу учета, а информацию про платежные ведомости заносят в журнал Т-53а.

Как правильно заполнять журнал учета доверенностей?

Данный журнал содержит простую таблицу на 8 полей:

  1. Номер выписного бланка
  2. Дата оформления документа
  3. Срок действия, в случае отсутствия такового доверенность считается выданной сроком на 1 год
  4. Должность и ФИО лица, на которого выдали доверенность
  5. Поставщик, которому она будет представлена
  6. Данные номера и даты подписания договора, доверенности
  7. Личная подпись лица, на которого она была выдана
  8. Отметка про выполнение поручений указанных в бланке

Заведя данный журнал, вы сможете систематизировать всю информацию о выданных доверенностях, а так же улучшить продуктивность своего предприятия.


Статьи по теме