Книга Учета Личных Дел Сотрудников

Книга Учета Личных Дел Сотрудников.rar
Закачек 841
Средняя скорость 6080 Kb/s
Скачать

Книга Учета Личных Дел Сотрудников

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

  • номер личного дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
  • при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.

Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

  • заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
  • трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
    • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
  • личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
  • автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
  • выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
  • дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
  • инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
  • рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
  • характеристики на работника;
  • дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
  • ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
  • информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
  • информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
  • прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

  • наименование самого документа;
  • день, когда эта бумага была подшита в папку;
  • число листов, содержащихся в данном документе;
  • если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

Правила заполнения журнала

В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

  • номер записи по порядку;
  • регистрационный номер личного дела;
  • дату оформления личного дела;
  • фамилию, имя и отчество работника;
  • табельный номер;
  • место хранения личного дела;
  • дату закрытия ЛД;
  • причина закрытия ЛД;
  • дата сдачи в архив;
  • примечания.

Все эти сведения должны быть записаны аккуратным разборчивым почерком, по возможности необходимо обойтись без исправлений в словах, а также не допускать помарок. Цвет чернил для заполнения титульного листа может быть чёрным, синим либо фиолетовым.

После этого в папке идут уже непосредственно документы. Их подшивают после титульного листа ровно в той последовательности, которая соответствует времени их оформления либо предоставления сотрудником.

Личные дела всех работников сшиваются. Также требуются фиксировать их в специальном журнале, который создаётся с этой целью.

Требования к хранению документов

Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

В данном видео содержится информация о личных делах работников.

При оформлении трудовых отношений на новоявленного сотрудника в отделе кадров заводится личное дело. Все оформленные дела регистрируются в журнале учета личных дел работников. Ниже представлен образец такого журнала. В данной статье мы ответим на некоторые интересующие вопросы относительно работы с обозначенным выше документом.

Личное дело сотрудника

Формирование личного дела начинается с момента выхода приказа о начале трудовой деятельности и ведется весь срок его работы. Обязанности как таковой по оформлению и ведению дел работников у руководства предприятия нет. Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязательность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти.

Несмотря на то, что оформление и ведение индивидуальных дел сотрудников является делом добровольным, многие организации вменили в обязанность своим кадровым службам работу с делами сотрудников. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Что входит в личное дело работника

Личное дело представляет собой папку с вшитыми в нее документами (либо копиями) на отдельного работника. Рассмотрим перечень документации в деле работника:

  • заявление сотрудника о приеме его на работу;
  • трудовой договор, который заключался с наемным работником во время оформления трудовых отношений. А также все дополнительные соглашенья к этому договору;
  • личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
  • собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
  • копия документов о получении образования;
  • выписки из приказов об утверждении в должности;
  • должностная инструкция;
  • характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
  • копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
  • документы о награждениях, поощрениях;
  • сведения о нарушениях, взысканиях;
  • иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

Кадровик, работающий с делами сотрудников предприятия, обязан знать, что входит в личное дело работника. На этот счет у него имеется необходимая инструкция.

Как правильно оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

  • название документа;
  • дата подшивки документа;
  • количество листов внесенного документа;
  • при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
  • составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Tитульный лист личного дела работника образец

Как уже отмечалось ранее, при изъятии из личного дела какого-либо документа, во внутреннюю опись ставится определенная отметка. На место изъятого документа вкладывают справку-заместитель. В справке отражено когда, кем, для каких целей, на какой срок было произведено изъятие документа. Данную справку заверяют подписями сотрудник, выдавший документ, и тот, кто его получил. Любое изъятие документов из дела работника возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.

Бывают случаи, когда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (например, неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью.

Желательно поместить в дело работника его фотографию. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется подписью кадрового специалиста и печатью работодателя. Не лишним будет указать дату фотографирования.

Все личные дела сотрудников сшиваются и фиксируются в журнале регистрации личных дел работников.

Ведение личных дел работников

Личные дела работающих на данный момент сотрудников хранятся в отделе кадров. Для них выделяется несгораемый шкаф, который закрывают на замок и опечатывают.

Доступ к базе личных дел имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Специалист по работе с личными делами назначается приказом и проходит специальный инструктаж, в котором отражены его обязанности и инструкция о том, что должно быть в личном деле работника, и как правильно их оформлять. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с Положением об обработке и защите персональных данных наемных рабочих, принятым на предприятии.

При необходимости информацией из личных дел могут воспользоваться начальники подразделений, где осуществляет свою трудовую деятельность сотрудник. Для получения необходимых сведений заинтересованное лицо должно обратиться к начальнику отдела кадров, также допускается обратиться к руководителю предприятия. Далее издается приказ, который дает разрешение на ознакомление с необходимыми документами. Выдается только та информация, которая отвечает направленному запросу. Прежде чем получить интересующие сведения, руководитель подразделения или другое должностное лицо проходит ознакомление с утвержденным на предприятии Положением о персональных данных работников и заверяет это подписью.

Свободный доступ к личному делу имеет только сам работник. Дело может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка с документами возвращается на свое место.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников?

После увольнения или выхода на пенсию дела работников могут быть переданы на новое место работы (исключительно по специальному запросу) либо отправлены на хранение в архив.

При этом срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.


Статьи по теме