Книга Учета Материальных Ценностей

Книга Учета Материальных Ценностей.rar
Закачек 1804
Средняя скорость 9532 Kb/s
Скачать

Книга Учета Материальных Ценностей

Обновление: 7 июня 2017 г.

Учреждение осуществляет учет товаров, материалов и других ценностей (ТМЦ) при помощи специального документа, который называется «книга учета материальных ценностей». О форме документа и порядке ее заполнения расскажем в этой статье.

Общие положения

Форма книги учета материальных ценностей (по ОКУД 0504042) утверждена Минфином России в Приказе от 30.03.2015 N 52н и является обязательной при ведении учета ТМЦ учреждениями.

Данная форма используется в местах хранения ТМЦ (например, на складах) и заполняется материально ответственными лицами, в чьем ведении находятся данные ТМЦ. Учет ведется по наименованиям, сортам и количеству материалов, готовой продукции, мягкого инвентаря, посуды, объектов библиотечных фондов с использованием отдельных страниц для каждого наименования ТМЦ.

При небольшом количестве наименований материально ответственные лица могут осуществлять учет в карточках учета материальных ценностей (форма по ОКУД 0504043).

В учреждении проводятся периодические проверки, целью которых является контроль за поступлением ТМЦ и их расходованием. В ходе этих проверок также сверяются данные бухгалтерского учета с записями в книге, которые делают материально ответственные лица в местах хранения ТМЦ. Результаты проверок заносятся в виде соответствующих записей на специальной странице в конце документа.

Порядок заполнения

В шапке документа (или на титульной странице) указываются:

  • полное название учреждения;
  • наименование структурного подразделения, в котором заполняется книга учета;
  • материально ответственное лицо, заполняющее документ;
  • дата открытия книги. Здесь же присутствует поле «Дата закрытия», которое заполняется по завершении заполнения книги учета.

Далее следует таблица, в которую заносятся сведения о предмете материальной ценности. Напомним, что по каждому наименованию ведется отдельная страница. В таблице заполняются следующие графы:

  • склад (кодовое обозначение), на котором осуществляется хранение ТМЦ;
  • стеллаж;
  • ячейка;
  • единица измерения (упаковка, пачка, штука и т.д.);
  • цена (за единицу);
  • характеристики (марка, профиль, сорт, размер);
  • норма запаса (количество, которое должно иметься на складе для обеспечения нормальной хозяйственной деятельности).

Затем заполняется строка «Наименование материала» (например, «бумага для принтера») и указывается код ТМЦ, присвоенный ей бухгалтерской службой.

Далее приводится таблица для внесения записей о прибытии и отпуске материальных ценностей. По каждому факту приема и выдачи материала в книге делается запись материально ответственным лицом. Порядок заполнения таблицы следующий:

  • в первый столбец вносится номер записи по порядку (самая первая запись в таблице будет иметь номер «1»);
  • во второй столбец проставляется дата записи. Запись должна быть сделана в день приема или выдачи материала;
  • в третьем столбце указываются дата и номер документа, на основании которого производится прием ТМЦ (например, лимитно-заборной карты, если на склад возвращаются неиспользованные остатки) или выдача ТМЦ (например, ведомости на выдачу матценностей на нужды учреждения);
  • в четвертом столбце отражаются источник прибытия ТМЦ (например, поставщик) или структурное подразделение, которому выдается ТМЦ, и ответственное лицо;
  • в зависимости от вида операции — прием или выдача ТМЦ — заполняется пятый столбец «Приход» или шестой — «Расход»;
  • в седьмом столбце приводится остаток ТМЦ на складе после совершения операции;
  • последний столбец используется для отметок о контроле. В него вносятся дата проверки и подпись проверяющего.

Последняя страница, предназначенная для внесения записей о проверках, также представляет собой таблицу, которая состоит из граф:

  • дата проверки;
  • замечания и предложения;
  • должность и подпись проверяющего.

Она заполняется бухгалтером по результатам проверки.

Ведение книги учета материальных ценностей – несложный процесс, однако он очень важен и необходим для контроля за прибытием и выбытием матценностей. Поэтому материально ответственное лицо, которое совершает операции по приему и выдаче ТМЦ, должно очень внимательно и серьезно отнестись к обязанности по заполнению книги учета.

Вести книгу учета материальных ценностей не сложно. Но поскольку эта процедура предусмотрена в целях контроля за приемом материалов на предприятии и их выдачей, она играет особо важную роль. Лицо, ответственное за прибытие и выбытие товарно-материальных ценностей, должно предельно внимательно относиться к своей обязанности по документальному оформлению производимых операций.

С 2015 года введена новая форма журнала учета материальных ценностей на предприятии, в связи с чем изменились некоторые правила заполнения и ведения первичной документации. Ввиду высокой значимости и максимальной ответственности за вмененное организационное имущество кладовщики и иные материально ответственные лица должны знать о произошедших изменениях и правилах документирования материальных потоков.

Общие положения

Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия. Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.

Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика, назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.

Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.

Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию.

Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись. Факт ее совершения фиксируется в книге учета.

Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов. Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.

Нормативные акты

Требование, установленное статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено. Тем не менее, организации продолжают ему следовать ввиду требований иных нормативно-правовых актов.

Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.

Постановление Правительства РФ №835 «О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.

Порядок заполнения

Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница), в которую вносятся следующие данные:

  • полное наименование компании;
  • название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
  • должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
  • дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).

На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности. По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф:

  1. Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
  2. Стеллаж.
  3. Ячейка.
  4. Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
  5. Цена (за одну единицу хранимой вещи).
  6. Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
  7. Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).

Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала», к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.

Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке:

  1. В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
  2. Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
  3. В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
  4. Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
  5. Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
  6. Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
  7. Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.

Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках. Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф: дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.

Форма и образец журнала

Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н. По ОКУД ее номер 0504206. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование». Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.

Учетный журнал ведется бессрочно, пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.

При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами.

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму. Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц. Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.

Товары и другие материальные ценности заносятся в специальный документ, который так и называется – книга учета материальных ценностей. Существуют определенные правила ее заполнения и ведения, которые должны соблюдаться. Форма книги законодательно утверждена, поэтому ее нельзя как-либо изменять.

Основные особенности

Книга может использоваться на складах и в других местах, предназначенных для хранения материальных ценностей. Ее заполняет сотрудник, который считается материально ответственным. Учетные данные заносятся в документ по наименованию категорий предметов, сортам и количеству объектов, причем для каждого вида используется отдельная страница. Если наименований немного, то вместо книги используются карточки аналогичного назначения, которые также имеют утвержденную форму.

Обычно в учреждениях проводятся проверки, которые контролируют ведение учета, поступление и расход ценностей. Во время инспектирования сравниваются данные, имеющиеся в бухгалтерской отчетности, а также записи в книге. Результат проверки фиксируется в документе, на специально отведенной для этого странице.

Существует определенный порядок, который необходимо соблюдать при заполнении книги:

  • На титульной странице или в шапке должно быть указано название организации, подразделения, к которому относится книга, данные ответственного лица, дата открытия книги и здесь же вписывается дата закрытия, когда книга будет полностью заполнена.
  • В таблицу заносятся сведения о материальных ценностях. Для каждого вида заводится отдельная страница. Указываются характеристики, место хранения предмета, его стоимость, единица измерения и норма запаса.
  • Для прибытия и расходования ценностей также предусматривается отдельная таблица, в которую заносится информация об этих событиях. Указываются, откуда ценности поступают на склад, например, по договору от поставщика, а также при выдаче вписываются сведения о том, кто получил эти объекты и на какие нужды.

На последней странице есть место для замечаний и отметок о проверках. В самом ведении книги нет ничего сложного, необходимо только соблюдать внимательность при оформлении записей, чтобы не допустить ошибок, поскольку своевременный контроль за поступающими и расходуемыми в процессе деятельности ценностями является важным для любой организации.

Далее приведем образец заполнения книги учета материальных ценностей 0504042:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.


Статьи по теме