Личное Дело Обложка образец

Личное Дело Обложка образец.rar
Закачек 1624
Средняя скорость 5894 Kb/s
Скачать

Личное Дело Обложка образец

Личные дела работников оформляются специальным образом и относятся к документам по личному составу. Обложки личных дел постоянного или временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения».

Данные, которые должны быть указаны на образце обложки личного дела:

  • наименование организации (на верхнем поле обложки указывается в именительном падеже; если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • архивный шифр дела (порядковый номер по описи);
  • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • заголовок дела;
  • крайние даты дела, то есть даты подписания приказа о приеме и увольнении лица (указываются арабскими цифрами);
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела (на обложках личных дел постоянного хранения, то есть личных дела руководителей организации пишется: «хранить постоянно»).

Этот документ используется в следующих процедурах:

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи.

Последние публикации

Можно ли хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) в личном деле работника? Если нет, какие риски возникают для автономного учреждения в случае хранения копий? У учреждения есть положение о защите персональных данных (ПД), в котором в том числе урегулированы вопросы их хранения, и заявление работника на хранение ПД.

Новый руководитель в компании может появиться по разным причинам. И если акционеры или участники организации уже приняли решение о смене директора, значит, теперь об этом нужно сообщить в налоговую.

Минфин РФ разрабатывает законопроект о новом режиме налогообложения. Репетиторы, няни, парикмахеры, строители и другие самозанятые граждане смогут установить на смартфон или планшет специальное приложение и перечислять государству небольшие деньги с каждого поступившего платежа. Для микропредпринимателей, оказывающих услуги физическим лицам, ставка составит три процента. Тот, кто работает с юридическими лицами, будет платить шесть процентов. Иные издержки и отчетность новый налоговый режим не предусматривает.

Ежегодно Правительством РФ для получателей бюджетных средств устанавливаются размеры авансовых платежей, которые необходимо соблюдать при заключении контрактов с поставщиками (подрядчиками, исполнителями). Распространяются ли данные размеры на бюджетные (автономные) учреждения? Если да, то в отношении каких контрактов (договоров)? Имеет ли значение при этом источник финансирования, за счет которого производятся авансовые платежи? Ответы на вопросы – в статье.

Если вы забыли включить сведения о каких-либо работниках в СЗВ-М, Пенсионный фонд выпишет штраф из расчета 500 руб. за каждого. Но это еще не все. В случае когда «потерянный» работник — пенсионер, с вас могут потребовать и излишне выплаченную ему из-за вашей ошибки часть пенсии. Тот же результат — при просрочке подачи СЗВ-М на пенсионера, если она повлечет начисление ему пенсии в полном объеме.


Статьи по теме