Образец Заявки на Приобретение Товара

Образец Заявки на Приобретение Товара.rar
Закачек 2834
Средняя скорость 4202 Kb/s
Скачать

Образец Заявки на Приобретение Товара

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

  • стройматериалы,
  • канцелярские принадлежности,
  • хозяйственные товары,
  • мебель,
  • технику,
  • оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

  1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
  2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
  3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

  1. В «шапку» вписываются:
    • название той фирмы, которой она адресована,
    • название компании–заказчика,
    • дата, номер и место составления документа,
    • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
  2. Далее в документ нужно внести:
    • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
    • их количество,
    • размер,
    • вес,
    • тару,
    • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

  • Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.
  • При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

    На что обратить внимание при оформлении заявки

    Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

    Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

    Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

    Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

    Обновление: 6 июня 2017 г.

    Образец заявки на приобретение товара

    Договором поставки может быть предусмотрен механизм поставки товара на основании заявки покупателя. В данной статье будет приведен образец заявки на приобретение товара.

    Общие положения

    Стороны договора поставки могут решить, что поставка товара будет производиться в течение определенного срока после получения поставщиком заявки покупателя. При этом в договоре может быть указано на свободную форму заявки, а может быть приведен установленный бланк, например, в качестве приложения к договору, которое является обязательной частью соглашения. В последнем случае все изменения, вносимые в бланк заявки, должны быть оформлены дополнительным соглашением к договору. Организация-поставщик может разработать собственный бланк заявки и требовать от контрагентов использования именно его при оформлении заказов. Обычно такие организации размещают бланки заявок на своих интернет-сайтах.

    Заявка может использоваться в ситуации, когда стороны в момент заключения договора по какой-либо причине не могут определить ассортимент товара. Тогда конкретные товары, необходимые покупателю, будут указываться в заявке.

    Также заявка применяется для резервирования необходимой продукции на складе поставщика.

    В отдельных случаях заявка на приобретение товара может выступать акцептом в отношении условий поставки, предложенных организацией-поставщиком. В связи с направлением заявки на покупателя возлагается обязанность принять товар и в случае отсутствия каких-либо замечаний по количеству и качеству поставки оплатить поставленный по заявке товар.

    Надлежащее оформление заявки на поставку поможет в случае возникновения споров между поставщиком и покупателем разрешить вопросы, связанные со сроками и объемами поставки, а также качеством поставленных товаров.

    Заполнение заявки

    Как было указано выше, заявка составляется покупателем по форме, предусмотренной договором или установленной поставщиком, либо в свободной форме. Однако независимо от этого заявка всегда содержит обязательные условия.

    Во-первых, в документе указываются его название – «заявка» и дата составления, проставляется наименование организации-покупателя, заносятся сведения о лице, уполномоченном на заказ товара и оформляющем заявку (ФИО, должность, данные для связи).

    Во-вторых, если поставка товара осуществляется в рамках договора поставки, указываются реквизиты данного договора.

    В-третьих, в форме таблицы приводится информация о товаре:

    • наименование (артикул);
    • требуемые характеристики;
    • количество товара по каждой позиции;
    • цена за единицу;
    • общая стоимость товаров по каждой позиции;
    • итоговые суммы по количеству и стоимости товаров по всем позициям.

    Здесь же могут быть приведены требования к упаковке товара, габаритам, способу доставки.

    В заявке можно также указать дату, до которой должна быть произведена поставка, если покупатель ограничен по срокам. При этом последним должны быть учтены сроки, необходимые для подготовки товара к поставке и его доставки покупателю. Также должен быть указан адрес, по которому надлежит осуществить поставку товара.

    В случае, если покупателю договором предоставлена скидка на оплату товара, об этом можно также упомянуть в заявке с указанием реквизитов соответствующего договора.

    Если договором не предусмотрены условия оплаты товара, в заявке может содержаться предложение об оплате после доставки или предварительной оплате в размере, например, 30 процентов от полной стоимости поставки.

    Заявка подписывается уполномоченным лицом организации с указанием должности и расшифровки подписи данного лица.

    Скачать образец заявки на приобретение товара

    Заявка на приобретение товара – это деловой документ, в котором изложено волеизъявление заказчика на получение товара. При этом отмечается, в какой форме составляется документ, произвольной или на строгом бланке. В процессе сбыта/приобретения товара участвуют как минимум две стороны.

    Для чего нужно оформлять

    Доверительные отношения подкрепляются деловыми документами.

    1. Процедура закупки базируется на том, что заказчик документально бронирует за собой определенный товар, который находится пока у поставщика, чтобы потом получить его.
    2. Заявка нужна в ситуации, когда стороны в процессе проведения сделки не определились с ассортиментом товара. Тогда нужные изделия указываются в документе.
    3. Заявка на покупку товара может рассматриваться как согласие на оплату относительно условий, которые предлагает поставщик.
    4. Оформленная заявка возлагает на покупателя обязанность принять и оплатить доставленный товар, если количество и качество товара соответствует указанному перечню в документе.

    Заявка составляется таким образом, чтобы в случае судебного разбирательства по поводу купли-продажи определенных товаров, были понятно оговорены все значимые условия.

    Закупка представляет собой последовательные действия, логически взаимосвязанные:

    • составляется заявка;
    • выбирается поставщик;
    • размещаются заказы;
    • анализируются заказы;
    • исполнение заказа как заключительное действие.

    Заявка оформляется чаще всего в виде договора. Частью соглашения является приложение к договору. Все последующие возможные изменения в договоре, которые вносятся в бланк, представляются как дополнительная договоренность.

    Здесь должны оговариваться сроки поставки товара поставщиком. За организацией-поставщиком сохраняется право на разработку собственного бланка заявки, право потребовать от другой стороны договора пользоваться именно этими бланками при оформлении сделки.

    Правильное проведение заявки на доставку поспособствует в случае появления спорных моментов между поставщиком и покупателем уладить эти вопросы, относительно сроков и объемов поставки, а также качества поставленных изделий.

    Основные требования и правила

    1. Составление документа начинается с указания полного наименования вступающих в договорные отношения организаций. Должны быть указаны адреса (юридический и фактический), номера контактных телефонов и факсов, платежные банковские атрибуты заказчика и исполнителя договорных обязательств.
    2. В одном из пунктов излагаются подробно все данные договора, положенного в основу заявки. Этот пункт необходим, заполнение его обязательно по той причине, чтобы не допустить несогласованности в ходе исполнения обоюдных обязательств. Здесь нужно указать номер договора, дату его заключения.
    3. Следующий шаг предусматривает изложение о самом факте заявки (наименование товара, технические характеристики, ассортимент и спрос к свойствам изделий, количественная величина и ценовые данные).
    4. Новый пункт отражает сроки поставки. При последовательных поставках в несколько приемов необходимо отразить график доставления с конкретными датами, определенным количеством товара. Оговариваются условия доставки (сроки и суммы платежей).
    5. Заканчивается документ подписями лиц, уполномоченных от организаций, проставляются печати. Если представители организаций пользуются доверенностями, то указываются номера и время выдачи их.
    6. Организация-исполнитель заявки обязана отметить у покупателя принятие заявки к исполнению. Может отправить покупателю письменное подтверждение.

    В какой бы форме ни составлялась заявка, всегда имеются условия относительно заполнения:

    • название «заявка», дата заполнения, наименование покупающей организации, указываются данные об уполномоченном представителе на ведение документации по заявке;
    • при поставке товаров в пределах договорных условий отмечаются реквизиты этого договора;
    • заполняется таблица, информирующая о товарах.

    В таблице должны быть отображены сведения, полностью характеризующие изделие:

    • артикул;
    • характерные особенности изделий;
    • число продукта по всем позициям;
    • цена;
    • общая сумма по каждому положению;
    • итоговая стоимость.

    В этих бумагах могут оговариваться общие установки относительно товарной упаковки, габаритов, метода и даты доставки, адрес получателя груза. Покупатель должен четко ориентироваться по срокам, которые включают в себя время подготовки и последующей доставки товара.

    В документации необходимо указывать о предоставляемых скидках покупателю со ссылкой на атрибуты конкретного договора. Все дополнительные договоренности, особые условия оплаты (предварительные или после поставки) отмечаются документально.

    Подписывается договор купли-продажи представителем организации, имеющим право на ведение дела. Здесь указывается должность, ставится расшифровка его подписи.

    Внутри организации

    По форме заявки подразделяются на внутренние и внешние.

    Заявки внутри организации представляют собой деловые письма, составляются по случаю участия в определенных мероприятиях, планах, конкурсах или по поводу получения услуг от другой компании, учреждения.

    Модификацией бывают документы, составленные для регистрации тех или иных прав, запросов на разрешение чего-либо в органы исполнительной власти.

    Документ-заявление составляется как по строго установленной форме, так и по определенным реквизитам. Документ, составленный в свободном формате, содержит информацию, которая важна для автора, исполнен в стиле, присущем просьбам.

    Например, начинается заявка с обращения «Просим Вас», а далее излагается суть просьбы «принять участие, включить в состав, зарегистрировать и т.д.». Содержание такого документа насыщено дополнительными материалами касательно мероприятия, условий работы. В них делается упор на конкретные сведения:

    • название действия, операции;
    • точное время проведения;
    • в какой форме представительство (слушателя или докладчика);
    • ФИО участника или участников;
    • рабочее место и должность;
    • адрес, электронная почта, номер телефона;
    • нуждается ли в гостиничном номере.

    В запросе на оказание услуг указываются дополнительные сведения об авторе сверх тех, о которых известно из бланка письма.

    Практикуется гарантийное письмо-заявка как разновидность делового отправления с просьбой выполнить что-либо, при этом гарантируется оплата в любой форме.

    К разряду деловой документации относится письмо, подтверждающее получение информации, документов или других обязательств. При необходимости подтвердить заблаговременную договоренность в письме излагается суть, при подтверждении получения документов – их название, перечень. Такие письма в конце могут содержать просьбу или предписание.

    Гарантийные письма и письма-подтверждения сопровождаются ключевыми словами, формулами:

    1. «Подтверждаем получение (указывается какое конкретное послание)».
    2. «Подтверждаем соглашение».
    3. «Подтверждаем замысел».
    4. «С благодарностью подтверждаем» и т.д..

    В конце письма-подтверждения можно выразить свою надежду, предложение нового или попросить о чем-нибудь.

    Переписка квалифицируется по степени важности, по многим признакам относительно срочности, значимости в разрешении поднятых вопросов, положения автора и соответственно адресата, технологических особенностей средств передачи и обработки информативных данных, управленческого делопроизводства.

    Любая пересылка документации подразделяется на официальную или служебную переписку, а также личную. В личных отправлениях со знаком «лично» в адрес организаций и учреждений может подразумеваться послание определенному лицу и носить исключительно личную заинтересованность, иметь закрытый характер.

    Как подготовить и подать заявку, можно узнать из данной статьи.


    Статьи по теме