Реестр Заказных Писем образец

Реестр Заказных Писем образец.rar
Закачек 3000
Средняя скорость 3919 Kb/s
Скачать

Реестр Заказных Писем образец

Дневник секретаря, но НЕ секретарши!

Недавние записи

В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции.
Я уже писала о переадресации на почте.

Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.

Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф.
Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.

Реестр заказных писем
Реестр представляет собой таблицу. Наименование таблицы включает в себя наименование организации, которая отправляет письма (а именно фраза: “Заказные письма ООО «Организация»”), дату отправки, обозначение почтового индекса (например, 614000 — индекс г.Пермь)
Вот наименования столбцов, которые должны быть в этой таблице, так называемая “шапка”:

1. Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк.
2. Наименование страны назначения и город. Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют. Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса.

3. Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя (если письмо для физического лица).

4. Номер идентификатора. Это номер ШПИ, который вам должны выдать на почте. Опять-таки раньше эти “штрих-коды” выдавались организациям без учета. Если мне надо, я просила, мне давали пару листиков Сейчас же для того, чтобы получить ШПИ нужна доверенность от организации на человека, который отправляет заказные письма, т.е. на меня По доверенности я получаю на почте эти так называемые “штрих-коды” (на самом деле, это упрощенное и не совсем верное название ), затем на каждое заказное письмо наклеиваю по 1 “штрих-коду”, и вот этот-то номер я и заношу в столбец № 4 — номер идентификатора.

5. Далее указывается вес письма в килограммах. То есть, если письмо весит 20 грамм, то я пишу 0,020 кг. От веса письма зависит стоимость пересылки (о тарифах напишу позднее, тоже важная тема, я думаю).

6. Плата за пересылку. Это последний столбик реестра, в него надо писать цену письма. Например, 24,15 рублей — минимальная плата за пересылку заказного письма.

Ниже таблицы надо указать следующие данные:
1. Общее количество заказных писем;
2. Плата за пересылку (общая сумма стоимость всех заказных писем по реестру цифрами и прописью);
3. Отправитель (должность, подпись и расшифровка подписи);
4. Печать организации-отправителя.

Реестр писем на почту требуют в 3 экземплярах, один из которых, после оформления, отдадут вам.

Комментариев: 9

А как простите я могу взвесить письмо. Как я могу узнать что оно 20 или 25 грамм весит. Бред.

Представляете, Лина, все материальное можно взвесить. Письмо — не исключение.
Когда вы покупаете яблоки и просите килограмм, откуда продавец знает, килограмм она вам продает или два?! Пользуется весами, вот откуда.

Также и при взвешивании письма — пользуйтесь весами! И тогда вы узнаете, 20 или 25 грамм весит ваше письмо.
Все логично, и совсем не бред.

Вы меня не много не поняли. Где я на работе могу взвесить письмо? Понятно, что на почте мне его взвесят, но в реестре ведь есть графа о весе.

Лина, но вы же можете заполнить эту графу на почте
Взвесили, написали вес в нужную ячейку, и дальше…
Точно так же заполняете графу про стоимость письма, она же изменяется в зависимости от веса письма.

А некоторые организации, где большой объем корреспонденции, приобретают нужные весы в собственность и заполняют реестры в электронном виде полностью, взвешивая письма на работе.
Но в нашей компании нет таких весов, поэтому я пользуюсь весами на почте.

Очень удобно и быстро пользоваться местными советами..)) Спасиб.

Ирина, пожалуйста!
Вы случайно, не наш новый секретарь ?

Бытовые кухонные весы позволяют взвешивать письма довольно точно.
А можно и расчётным способом определить вес:
— лист формата А4 весит примерно 5 грамм;
— конверт формата А4 весит примерно 10 грамм;
— конверт формата А5 весит примерно 5 грамм;
Тарифы на пересылку писем можно посмотреть тут
http://почта-россии.рф/rp/servise/ru/home/postuslug/lettercorrespondence/local

AlcIzVl, вы правы, если знать все эти данные, посчитать, сколько будет весить письмо, а, соответственно, и стоить, будет просто.

Выбор формы реестра. Перед рассылкой следует заранее указать форму реестра. Для этого в главном меню программы откройте «Сервис»|«Настройки». Просмотрите предложенные варианты форм реестров и выберите одну более подходящую. Указав здесь форму реестра один раз, в дальнейшем все реестры будут создаваться в данном формате в редакторе MS Word.

Наименование формы реестра

Снимок формы реестра

1. Форма реестра 1

2. Форма реестра 2

3. Форма реестра по форме Ф.103

4. Форма реестра 4

Подготовка к рассылке бумажных писем

Выбор контрагентов для рассылки.

Выберите контрагентов, которым будете отправлять письма. Для выбора записей используйте комбинации клавиш или фильтр.

  • Выделение строк, идущих друг за другом: «Shift» + кнопки «вверх», «вниз»;
  • Выделение отдельных строк списка: «Ctrl» + нажатие левой кнопки мыши;
  • Выделение всего списка: «Ctrl» + «A».

Применение фильтра. Для быстрого поиска можно воспользоваться фильтром. Он находится на панели инструментов в каждом разделе. Параметры поиска можно выбрать стандартные, либо создать собственные.

Для создания собственного фильтра:

1. Выберите в фильтре пункт «Редактор фильтров»;

2. Нажмите «Добавить»;

3. Нажмите «Добавить условие»;

4. В «параметрах» укажите значение;

5. Выберите условие:

«Указать при вызове фильтра». В этом случае точное значение указывается при вызове фильтра.

«Указать точное значение». В этом случае точное значение нужно указать из предложенных ниже вариантов.

6. Нажмите «Добавить условие»;

7. В поле «Название фильтра» укажите наименование;

8. Нажмите «Сохранить фильтр»;

9. Нажмите «Применить». Перед вами появится список записей с заданными вами параметрами.

Созданный фильтр сохраняется в настройках вместе со стандартными. Для его повторного применения откройте меню фильтра и нажмите на него.

После выделения строк нажмите кнопку «Добавить к рассылке ->» на панели инструментов.

В появившемся окне «Добавить к рассылке» создайте новую рассылку или добавьте контрагентов к уже существующей рассылке.

Если вы создаете новую рассылку, выберите на форме пункт «Создать новую рассылку». Укажите название рассылки и выберите отправителя, нажав «Выбрать». После заполнения полей нажмите «Создать».

Если вы хотите добавить контрагентов к существующей рассылке, выберите на форме пункт «Добавить письма в существующую рассылку». Из списка укажите рассылку и нажмите «Добавить».

Таким образом, вы можете постепенно добавлять к рассылке нужных вам контрагентов, до тех пор, пока не составите полный список получателей.

В разделе «Рассылки» откройте карточку созданной рассылки. Убедитесь, что все параметры присутствуют (получатели, отправитель, их адреса, а также можете указать начальный номер письма). Отредактируйте все данные и нажмите «Ок».

Утверждение рассылки.

Утверждать рассылку следует после того, когда проверено, что правильно выбраны получатели и отправители, верны их данные, указан начальный номер письма, верное количество писем и т.п. Только после этого человек, ответственный за проведение рассылок, утверждает ее.

Для утверждения рассылки выделите рассылку и в главном меню программы выберите «Операции» пункт «Утверждено». Для контрагентов, указанных в рассылке будут созданы письма в соответствующем разделе.

На этом подготовка к рассылке закончена. На данном этапе выбраны получатели и указаны отправители. Если программой пользуются несколько пользователей на разных компьютерах, то они тоже смогут осуществлять рассылку.

Осуществление рассылки

Этап подготовки к рассылке, как правило, осуществляет один человек. А саму рассылку (печать конвертов\уведомлений, отслеживание их упаковки, отправки, возвратов и т.п.) могут осуществлять несколько людей одновременно (с разных компьютеров).

Распечатка конвертов и упаковка уведомлений.

Для того чтобы не создавалась путаница при печати конвертов\уведомлений, пользователям программы, которые сидят за другими компьютерами, для распечатки неотправленных конвертов нужно пользоваться фильтром «Утвержденные, но неотправленные».

В разделе «Письма» выберите письма для отправки на печать с помощью фильтра, либо при помощи комбинаций клавиш.

Нажмите в меню раздела «Печать конверта».

В появившемся окне редактирования конвертов можете проверить данные получателя и отправителя. Отправьте конверты на печать, нажав «Печатать!». Конверты отправляются на принтер, установленный по умолчанию.

После отправки на печать закройте окно редактирования. Появится сообщение «Отметить письма как упакованные?». Отметьте «Да», чтобы письма отметились как распечатанные и другие пользователи не распечатывали их заново.

Подготовка реестра.

Для создания реестра выберите письма, нажмите «Создать реестр» на панели инструментов. С использованием фильтра, который находится в меню раздела, вы быстрее найдете искомые письма

В разделе «Почтовые реестры» откройте свойства созданного реестра. Нажмите «Печать», реестр откроется именно в той форме, которую вы указали ранее в редакторе Microsoft Word. Проверьте все данные и отправьте на печать.

Регистрация отправки.

После того как распечатали конверты и реестр, отправьте письма на почту. А в программе «Печать конвертов!» в разделе «Письма»:

1. Выделите отправленные вами письма (используя сочетание клавиш или фильтра);

2. Откройте в главном меню пункт «Операции»;

3. Выберите «Отправлено»;

4. Укажите дату отправки;

5. Перейдите в раздел «Почтовые реестры»;

6. Выделите отправленный реестр

7. На панели инструментов нажмите «Отправлено».

Регистрация сообщений возвратов или уведомлений о вручении.

Когда вам придет уведомление о доставке письма, в программе откройте раздел «Письма», найдите письмо (с использованием фильтра), выберите в главном меню «Операции» пункт «Доставлено», укажите дату.

Если вам пришло сообщение о возврате письма (само письмо), в программе откройте раздел «Письма», найдите письмо (с использованием фильтра), выберите в главном меню «Операции» пункт «Возврат», укажите дату.


Статьи по теме