Регистрация Обращений Граждан в Журнале

Регистрация Обращений Граждан в Журнале.rar
Закачек 932
Средняя скорость 4528 Kb/s
Скачать

Регистрация Обращений Граждан в Журнале

Какие обращения граждан подлежат регистрации в журнале регистрации обращений граждан? Регистрируются ли в этом журнале заявления на выдачу справок о заработной плате и копий трудовой книжки?

Чтобы понять, что такое обращения граждан, смотрите Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В соответствии с законом (ст. 4), обращения граждан – «направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления».

Определяя права граждан (ст. 2, п. 1), закон устанавливает, что граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам.

Из приведенной нормы закона следует, что обращением гражданина является обращение в органы власти (государственные или местного самоуправления), иные организации (государственные, муниципальные и др.), осуществляющие публично значимые функции.

Подробнее о регистрации документов мы писали здесь.

Заявления работников организации, в том числе бывших, с просьбой выдать справку о заработной плате или копию трудовой, не являются обращениями граждан. Если это заявления работников, то подаются они, как правило, непосредственно в службу кадров и там же регистрируются. Если это заявления бывших работников, поступившие, к примеру, по почте, они также передаются в службу кадров для регистрации и исполнения.

Во время организации и проведения приема граждан следует придерживаться определенных этических норм:

o создайте в помещении для посетителей максимальные удобства;

o не заставляйте посетителя долго ждать на прием без видимых на то оснований, поскольку это выводит человека из состояния равновесия;

o будьте пунктуальны; если не можете принять посетителя в назначенное время, извинитесь перед ним, перенесите время приема;

o будьте всегда вежливы и тактичны с посетителями независимо от их должности и социального статуса;

o не ведите разговоров по телефону во время приема посетителя, отложите дела, не связанные с решением вопроса посетителя;

o внимательно вислуховувайте посетителя, чтобы он почувствовал, что вы искренне интересуетесь сущностью его дела;

o будьте объективными и справедливыми в своих выводах и оценках;

o отказ в удовлетворении просьбы должно быть точно и ясно сформулирована, а при необходимости — подкреплена ссылками на нормативно-правовые акты;

o будьте всегда корректны и объективны;

o старайтесь вести разговор так, чтобы посетитель не считал вас своим недоброжелателем; ни в коем случае не горячитесь, уделите особое внимание знервованому посетителю;

o выслушивая критику, отвечайте вежливо и аргументированно.

Обращения граждан поступают в учреждение по почте, а также непосредственно от заявителей и централизованно регистрируются в день поступления. Конверты, как правило, хранятся вместе с письменным обращением и уничтожаются в случае, если адрес заявителя указанная в тексте. На самом документе в нижнем правом углу первого листа проставляется регистрационный штамп учреждения, которая получила обращение. От даты поступления, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Кроме даты, в штампе указывается регистрационный индекс обращения, который состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения, поступившего, например: А-150, М-68. На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляют отметку «КО», а на обращениях без подписи — «БП».

Регистрационный индекс может быть дополнен другими отметками, обеспечивающих поиск, анализ и хранение обращений.

К обращениям могут быть приложены различные информационные документы (справки, письма-ответы, заявления и т.п.) в подлинниках или копіях. их необходимо скрепить с обращениями, чтобы они не потерялись в процессе работы. На этом завершается первый этап работы с обращениями граждан.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию. Регистрация этой категории документов, кроме общих задач-учет, контроль, справочная работа — является юридическим свидетельством того, что их принято к рассмотрению в учреждении. Суть регистрации заключается в фиксировании в регистрационных формах основных поисковых признаков документа и сведений об авторе (фамилия, имя, отчество, адрес или место работы), к какой категории он относится (инвалид Великой Отечественной войны, участник боевой действий, ветеран труда, инвалид, одинокая мать и т.д.); о его социальное положение (рабочий, крестьянин, государственный служащий, предприниматель, пенсионер, безработный и т.д.).

Применяются журнальная, карточная, автоматизированная формы регистрации обращений. Журнальная форма регистрации (см. приложение 56) допускается в учреждениях с годовым объемом поступления до 600-т обращений и таким же количеством обращений граждан на личном приеме. Регистрация обращений в журнале ведется в алфавитном порядке по начальной букве фамилии корреспондента.

В случае применения карточной формы регистрации РКК изготавливают на плотной бумаге формата А5 (210 х 148 мм) или А6 (105 х 148 мм) (см. приложение 57). Во время заполнения РКК по обращениям граждан следует придерживаться определенных требований (см. приложение 58).

Количество экземпляров карточек определяется исходя из потребностей учреждения, в том числе с учетом осуществления контроля за исполнением, и справочной работы по обращениям. Как правило, это 2-3 экземпляра: 1-й экземпляр — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — для направления вместе с документом исполнителю.

Картотеки могут формироваться по размещенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили обращения и по тематике затронутых вопросов.

В случае необходимости в учреждениях ведут также алфавитные указатели фамилий граждан, от которых поступили обращения.

Если в учреждении внедрена автоматизированная система регистрации обращений, регистрационная карточка заполняется в электронном виде, В процессе автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, который обеспечивает пользователя информацией о всех документах и их местонахождение с помощью вывода информации на экран компьютера, а в случае необходимости — на принтер.

Прежде чем приступить к регистрации в любой форме необходимо по алфавитной картотекой (указателем) уточнить, не является ли данное обращение повторным.

В случае поступления повторных обращений им присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационных форм указывается регистрационный индекс первого обращения. На верхнем берегу первого листа повторного обращения направо и регистрационных формах делается отметка «ПОВТОРНО», а также подбирается предыдущая переписка.

Если обращение гражданина по одному и тому же вопросу было направлено в различных адресатов и поступило на рассмотрение к одной и той же учреждения (дублетные), то они учитываются по одним регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь, например: К-34/1, К-34/2, К-34/3.

Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение руководству учреждения для принятия решения. Обращения Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, инвалидов Великой Отечественной войны подлежат рассмотрению только руководителем учреждения. Обращение в адрес руководства, если затронутые вопросы не нуждаются в его указаний, направляются в соответствующие структурные подразделения. Обращения граждан, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им.

Если руководитель в процессе рассмотрения документа может сразу решить вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является, по сути, ответом. Например:

Прошу удовлетворить просьбу.

На основании резолюции составляется письмо-ответ заявителю. Если затронутый вопрос требует изучения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок предоставления ответа заявителю. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и его исполнения переносятся в регистрационных форм.

Служба делопроизводства передает обращения граждан для исполнения структурным подразделениям (исполнителям) в соответствии с резолюцией руководителя.

Передача обращений граждан из одного до другого структурного подразделения, в т. ч. обращений граждан по назначению согласно резолюции руководства, осуществляется через службу делопроизводства. В регистрационных форм вносится необходимая информация, после чего обращения передаются на исполнение в соответствующее структурное подразделение.


Статьи по теме