Записи в Кассовой книге Ведутся в Экземплярах

Записи в Кассовой книге Ведутся в Экземплярах.rar
Закачек 2472
Средняя скорость 2257 Kb/s
Скачать

Записи в Кассовой книге Ведутся в Экземплярах

КАССОВАЯ КНИГА — форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. Кассовая книга ведется кассиром. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге денежных средств нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано «Х» страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно, с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Движение денег в кассе осуществляется кассиром по кассовой книге (форма КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и пропечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов кассовой книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера турфирмы.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов называются отчетами кассира. Первые экземпляры остаются в книге. Помарки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Все исправления должны быть заверены подписями кассира или главного бухгалтера!

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги по поступлению и выдаче денег в кассе и выводится остаток на конец дня. Затем кассир передает в бухгалтерию отрывной лист записей с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. В этом случае листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира» по форме КМ-6. Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В конце месяца листы кассовой книги сшиваются и скрепляются сургучной или мастичной печатью с указанием количества листов.

Чтобы осуществлять расчеты наличными деньгами, каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. Это установлено Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации [7].

Кассовые операции оформляются с использованием следующих унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России :

приходный кассовый ордер — форма N КО-1;

расходный кассовый ордер — форма N КО-2;

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — форма N КО-3;

кассовая книга — форма N КО-4;

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — форма N КО-5 [5].

Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.

При поступлении в кассу денежных средств из других источников лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ордер) с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходном кассовом ордере необязательна.

По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер N. «.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. На последней странице кассовой книги делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой, можно также вести автоматизированным способом. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В том случае, если кассир ошибся, внося запись в кассовую книгу, он может ее исправить. Для этого неправильная запись кассиром зачеркивается, вместо нее делается правильная запись, которую он должен заверить собственной подписью, а также подписью главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего (п.23 Порядка) [7]. Подчистки и иные исправления в кассовой книге не допускаются.

Записи кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

В случае, если предприятие ведет кассовую книгу автоматизированным способом, то листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира».

Эти машинограммы, имеющие одинаковое содержание, должны быть составлены к началу следующего рабочего дня и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Листы кассовой книги в этих машинограммах нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», кроме того, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

При получении машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир проверяет правильность их составления и подписывает, после чего передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» хранятся кассиром отдельно за каждый месяц в течение года. По окончании календарного года эти машинограммы брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Кассовая книга является одновременно регистром аналитического учета.

Нередко обособленное подразделение находится на значительном расстоянии от головной организации. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в этом подразделении в момент их осуществления не представляется возможным. А, как известно, за несоблюдение порядка ведения кассовых операций организации грозит штраф от 400 до 500 МРОТ (40 000 — 50 000 руб.). К тому же штраф от 40 до 50 МРОТ может налагаться на руководителя и главного бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Возникает вопрос: может ли организация в связи со спецификой своей деятельности (есть удаленное подразделение) иметь более одной кассовой книги? Не может [4].

Чтобы выполнить требования закона, обособленное подразделение может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой книги по организации в целом. Такой порядок необходимо закрепить в учетной политике организации, а в графике документооборота указать момент передачи книги из обособленного подразделения в головное.

Для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, законодательно установлено ведение налогового учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов (для индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения); ведение кассовой книги для них не предусмотрено.

Порядка составления отчета кассира следующий: в конце рабочего дня (смены) кассир пробивает так называемый Z-отчет. Z-отчет — это итоговый чек, в котором отпечатаны показания счетчиков «кассы» на начало рабочего дня и на тот момент, когда сняли отчет по кассе. Разница между этими показателями и будет дневной выручкой.

После того как кассир снял показания счетчиков (отпечатал Z-отчет), он делает записи в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4). Такой журнал заводят на каждый кассовый аппарат. В его графы ежедневно записывают показания счетчиков аппарата на начало и окончание рабочего дня и сумму дневной выручки. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Кассир должен также обязательно составить и справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6). Отчет прилагают к приходному ордеру, который потом вместе с деньгами сдается в кассу организации. «Приходник» выписывает старший кассир на сумму, которая фактически находится в кассовом аппарате.

Перед тем как сделать записи, нужно обязательно проверить, совпадает ли сумма, пропечатанная в итоговом чеке, с наличкой в «кассе».

«Ошибочные» чеки и чеки, возвращенные покупателями, погашают специальным штампом или просто надрывают. Потом клеят на лист и вместе с актом отдают в бухгалтерию. Сумму, записанную в акте формы N КМ-3, отражают в журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4) и в справки-отчета кассира-операциониста (форма N КМ-6).

Есть еще одна ситуация, когда итоговая сумма, пробитая по «кассе», не совпадает с фактической наличностью. Так происходит, если покупатели расплатились за товар кредиткой. Ведь в этом случае все равно нужно пробить чек. На этом настаивает п.1 ст.2 Закона о ККТ. Разумеется, что деньги, списанные с кредитной карты, в «кассу» не поступают. Они сразу зачисляются на расчетный счет организации. Между тем в Z-отчете эти суммы фигурируют. В этом случае, приходный ордер выписывают только на сумму, которая фактически находится в кассовом аппарате. А сумму выручки за товары, оплаченные кредитками, показывают в графе «Сдано/оплачено по документам» журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4).

В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма N КМ-7, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России).

Сводный отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату, он составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

Журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и другие документы, которые касаются денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных документов, но при этом не менее пяти лет.

Руководитель предприятия несет прямую ответственность за их сохранность.

Наличные деньги, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий. Об этом гласит п.2.2 Положения [8].

Подпунктами 2.5 и 2.6 Положения установлено, что в кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями этих предприятий. Все же наличные деньги сверх установленных лимитов должны быть сданы в учреждение банка.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п.2.4 Положения) [8].

Таким образом, кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Ее ведут все предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге. Второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию. Организация имеет только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ несколько операционных. По каждой ККМ ведется отдельный журнал кассира — операциониста (ф. N КМ-4), в котором отражаются данные по выручке, полученной через конкретную ККМ. Кроме, журнала-операциониста кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста, который служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации».

Ни одна организация, выполняющая операции с наличными деньгами, не может обойтись без кассового учета. Одним из главных требований является надлежащее оформление кассовой документации. Каковы нюансы заполнения кассовой книги?

Если деятельность организации предусматривает осуществление наличных расчетов, то наличие кассовой книги в единичном экземпляре обязательно.

Содержание

Заполняется данный документ по унифицированной форме КО-4. Можно оформлять книгу на бумажном носителе или электронном формате. Какие особенности сопутствуют ведению кассовой книги КО-4?

Общие сведения ↑

Операции по кассе ведет работник организации, назначенный приказом руководителя и должностной инструкцией. Таковым может выступать кассир или бухгалтер (главбух).

В небольших фирмах, при отсутствии кассира и бухгалтера, ведением кассового учета занимается непосредственно руководитель. При ведении такого документа как кассовая книга должно соблюдать основные правила по ее заполнению.

Выглядят они следующим образом:

Ранее действовавший Порядок заполнения кассовой документации не допускал внесение исправлений в кассовую книгу. С 1.06.2014 это стало возможным.

При этом каждое исправление должно сопровождаться указанием даты, Ф.И.О. и подписи лица, обнаружившего и исправившего погрешность.

Что это такое

Кассовая книга представляет собой учетную ведомость, необходимую для регистрации всех операций с наличными деньгами. Порядок ведения данного документа определяется ч.3 «Порядка ведения кассовых операций».

Соответственно этому положению книга ведется в одном экземпляре. Заполнять документ можно как ручным способом, так и автоматизированным.

Можно назвать кассовую книгу специальной формой по учету наличных операций. Записи в кассовой книге ведутся кассиром, который и является ответственным за правильность вносимых данных.

Вписываются сведения в кассовую книгу через копировальную бумагу в целях получения копии страницы. Первый экземпляр остается в самой книге, вторая копия является отрывной и выступает в виде отчета кассира.

Нумерация первого листа идентична со вторым. Вносятся записи непосредственно по получении/выдаче денежных средств.

По окончании дня кассиру надлежит посчитать итог осуществленных за смену операций. Потом он считает остаток денег в кассе и подает в бухгалтерию отчет с приходными/расходными кассовыми документами.

Подается отчет под расписку на первом экземпляре в кассовой книге. Вести кассовую книгу нужно каждодневно, рассчитывая остаток на окончание всякого рабочего дня.

Контроль над верным ведением кассовой книги исполняет главный бухгалтер. После того как период ведения кассовой книги завершен, все листочки сшиваются. Затем прошитые листы заклеиваются итоговым листом.

С какой целью ведется

Основная цель ведения кассовой книги это фиксация всех приходных и расходных операций с денежными средствами, реализовываемых организацией.

При помощи записей можно отследить передвижение денег. Ежедневная сверка остатка по кассе и имеющихся наличных средств позволяет своевременно выявить недостатки и излишки по кассе.

При возникновении каких-либо неясностей в ходе налоговой проверки кассовая книга становится одним из главных доказательств, помогая восстановить картину операционного учета.

Зачем расходный кассовый ордер передается контроллером в кассу, читайте здесь.

Полезно наличие кассовой книги и для целей управленческого учета, поскольку отображает доходы и расходы организации максимально подробно.

Действующая нормативная база

Постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 утверждена специальная форма для кассовой книги 0310004. Здесь же приводятся образцы форм приходного и расходного кассовых ордеров.

Форма 0310001 для ПКО и форма 0310002 для РКО. Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 несколько изменило порядок ведения кассового учета юридическими лицами.

Изменения начали действовать с 1.06.2014, значительно упростив ведение кассовых документов. Приложение к этому документу содержит подробный алгоритм расчета организациями лимита кассы с учетом доходов и расходов.

Непосредственно порядок ведения кассовых операций учреждается Положением №373-П. Утверждено оно 12.10.2011 ЦБ РФ и действует с 1.01.2012.

Возникающие нюансы ↑

Существующие нормативы устанавливают, что вести кассовую книгу разрешено как от руки, так и в виде электронном.

Оформлять электронную кассовую книгу допустимо, если субъект может обеспечить сохранность электронного учета и предотвратить несанкционированный доступ.

Особенности ведения электронной книги таковы:

Что касается бумажного варианта документа, то нюансы ведения таковы:

Что она собой представляет

Начинает форму кассовой книги титульный лист. На нем указываются данные о названии организации, коде ОКПО и наименовании структурного подразделения. Здесь же указывается временной интервал, на протяжении какого планируется осуществлять ведение регистра.

Отчет кассира с вкладным листом различны лишь по названию, оформляются они абсолютно одинаково. В верхней части пишется дата составления и номер листа. В табличную часть вносится запись об оставшейся наличности в кассе на конец предшествующего дня.

При осуществлении операций кассир заносит данные в соответственные строки:

  • номер РКО или ПКО вписывается в строчку о номере документа;
  • в следующем столбце указывается Ф.И.О. лица, внесшего или получившего средства;
  • надлежащий код из Плана счетов организации вносится в графу о корреспондирующем счете;
  • столбики о приходе и расходе заполняются полученными или выданными суммами;
  • итоги, вычисленные кассиром за смену, вписываются в строчку об итогах за день.

После того как книга заполнена, кассиром подсчитывается остаток денежной наличности на конец дня. Фактический остаток сличается с высчитанным по записям. После обследования кассир подписывает отчет и пересчитывает документы.

В кассовой книге нужно прописью указать число кассовых ордеров за смену. Далее документы прошиваются и передаются в бухгалтерию. После изучения отчета кассира бухгалтер проставляет на нем свою подпись.

Говоря о том, как выглядит кассовая книга, стоит упомянуть такие нюансы, как способы заполнения. Заполнять книгу можно способом вертикальным либо горизонтальным.

При вертикальном методе расположение страниц соответственно вертикально. К одному кассовому дню относится одна страница книги. Отчет кассира в этом случае может находиться на следующей странице.

Записи ведутся под копирку, и второй листок является отрывным. Может отчет кассира при подобном варианте заполнения составляться на отдельном чистом листочке. Записи на него переносятся также копировальным способом.

Горизонтальный вариант ведения книги представляет собой деление книги на две одинаковые части. В первой части имеются горизонтальные полосы, которые наполняются кассиром. Первая часть это вкладной лист, то есть экземпляр первый.

Часть вторая не расчерчена и представляет собой второй экземпляр. Заполняется таковой с двух сторон через копировальную бумагу. Для этого лист перегибается пополам и между половинками подкладывается копирка.

При необходимости переноса записи отрывной лист сворачивается на обратную сторону и продолжается ведение записи. Первая часть остается в кассовой книге, вторая подается в бухгалтерию как отчет кассира.

Бланк по установленной форме

Бланк кассовой книги является унифицированным документом формы КО-3. Не допускается изменять формат ведения книги. Каждая организация обязана вести кассовый учет согласно установленному порядку.

Бланк формы К0-3 в формате Word можно скачать здесь. Также можно воспользоваться бланком кассовой книги в формате Excel, скачав его здесь.

Нюансы для малых предприятий

Малые предприятия вправе осуществлять все записи на бланках вручную, не делая исправлений в РКО и ПКО. Предприятия , являющиеся структурными подразделениями организации, ведут отдельную кассовую книгу, копия которой отправляется в головную организацию.


Статьи по теме