Журнал Исходящей Корреспонденции Рб

Журнал Исходящей Корреспонденции Рб.rar
Закачек 1817
Средняя скорость 5169 Kb/s
Скачать

Журнал Исходящей Корреспонденции Рб

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  • Различные рекламные листовки;
  • Ознакомительные материалы;
  • Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Его предназначение

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  • Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  • Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
  • Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  • Входящих документов;
  • Исходящих документов;
  • Для внутренних документов.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  2. От кого получен документ или кому отправлен;
  3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  4. Ответственный исполнитель документа;
  5. Примечание.

Оформление документа

Правила и требования по заполнению

  • Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
  • Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
  • Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
  • Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
  • После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:

Исправление ошибок

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  • Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
  • Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
  • Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов

Сроки хранения

После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.

Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:

Из данного материала вы узнаете:

  • правила составления журнала исходящих документов;
  • как заполнять журнал регистрации исходящих документов;
  • регистрация исходящих писем.

Правила составления журнала исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов в организации имеет не менее важную значимость, чем журнал регистрации входящих писем. С их помощью осуществляется фиксация факта отправки документа и его реквизиты. Однако не все делопроизводители в своих организациях прибегают к регистрации исходящих писем. Мы расскажем, почему нельзя игнорировать данную процедуру и как ввести в действие журнал регистрации.

Регистрация исходящих писем необходима не только для визуальной проверки факта отправки тех или иных документов, но и как доказательство их существования. К сожалению, достаточно распространены случаи, когда до адресата не доходит письмо, или оно теряется непосредственно в компании адресата. В данном случае журнал исходящих писем (образе ниже) может служить доказательством того, что данные документы действительно были отправлены и вины автора в этом инциденте нет. Более того, если с адресатом ведется переписка по какому-либо важному вопросу, очень важно фиксировать все письма (входящие и исходящие), для того, чтобы иметь возможность сохранить целостность переписки и оформить ее в одно дело.

Как правило, образец журнала регистрации входящих и исходящих документов оформляется в виде таблицы и имеет 5 столбцов. Далее мы рассмотрим, как правильно их заполнять.

Какие графы должны присутствовать

Журнал исходящих документов (образец представлен ниже) чаще всего состоит из 5 столбцов:

  • Регистрационный номер исходящего письма;
  • Дата;
  • Адресат;
  • Краткое содержание;
  • Исполнитель.

Журнал регистрации исходящих документов образец

  1. Регистрационный номер присваивается исходящим письмам начиная с №1 с началом нового календарного года. Также регистрационный номер может содержать индекс дела, в которое будет помещена его копия в компании-отправителе (согласно с номенклатурой дел).
  2. Датой письма считается дата его подписания. Ни в коем случае не стоит путать с датой составления. Оформляется дата в виде число/месяц/год.
  3. Столбец «Адресат» содержит наименование и название компании-адресата и фактический адрес, на который было отправлено письмо. Если письмо было адресовано конкретному сотруднику, то необходимо указать его фамилию и инициалы (в некоторых случаях указывается и должность).
  4. Краткое содержание содержит основные положении из отправленного письма. Если был отправлен пакет документов, то необходимо указать их перечень. Также в данном столбце может быть указан заголовок документа, свидетельствующий о его наименовании.
  5. В качестве исполнителя указывается сотрудник, составивший и подготовивший к отправке письмо.
  6. Зачастую многие делопроизводители используют дополнительные столбцы при ведении журнала регистрацииисходящих документов. К примеру, в журнал может быть добавлена новая графа «Примечание», которая будет содержать необходимую информацию. В данном столбце можно указать дату отправки, способ отправки, количество листов в письме и т.д. Также вся эта информация может быть оформлена в отдельных столбцах под соответствующим названием.
  7. Также дополнительный столбец «Куда помещено» в журнале исходящих писем поможет разобраться в том, куда была помещена копия отправленного письма. Как правило, в данной графе указывается номер дела.

Как заполнять журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов не относится к документам строгой отчетности и не имеет законодательно закрепленной формы. В связи с этим в качестве журнала можно использовать как купленный журнал, с готовыми формами, так и заполненную от руки тетрадь. Как правило, для журнала используют альбомы и тетради формата А4.

  • Обложка журнала должна содержать наименование (журнал регистрации исходящих документов), дату создания, печать организации и номер, присвоенный согласно номенклатуре организации. Также на обложке довольно часто указывают должность, фамилию и инициалы сотрудника, ответственного за его заполнение.
  • Станицы журнала необходимо пронумеровать, при этом сшивать их и скреплять печатью нет необходимости. Нумерация необходима для того, чтобы убедиться в наличии всех листов.
  • Процедура заполнения журнала регистрации осуществляется только после подписания ответственным лицом письма. До тех пор, пока в письме отсутствует реквизит «Подпись» смысл в его регистрации отсутствует, так как оно еще может меняться и заново переписываться.
  • Необходимо понимать, что ежегодно необходимо заводить новый журнал для регистрации исходящих документов. Более того, журнал регистрации должен помещаться на архивное хранение на срок, установленный согласно типовым перечням.

Регистрация исходящих писем

Следует отметить, что регистрация исходящих писем может осуществляться различными способами, а не только с использованием журнала регистрации. Так, при большом объеме исходящих документов имеет смысл использовать для регистрации средства СЭД (системы электронного документооборота). Заполнение журнала или картотеки исходящих писем в электронном виде позволит сэкономить значительную часть времени, которое бы было потрачено на оформление журнала в рукописном варианте. При отсутствии в организации СЭД можно вести журнал регистрации с помощью таких программ, как Word или Excel.

Регистрация входящих и исходящих документов образец

Необходимо понимать, что журнал регистрации исходящих писем должен иметь такой же срок хранения, как и сами письма, зарегистрированные в нем. Как правило, срок их хранения не превышает 3-5 лет, однако, существуют исключения. Так, приказы по основной деятельности и кадровые документы имеют постоянный срок хранения, что подразумевает и наличие постоянного срока хранения у журнала регистрации.

Чтобы избежать путаницы и не хранить большое количество журналов в архиве, рекомендуем завести отдельный журнал регистрации для исходящих документов с постоянными сроками хранения. В данном журнале будут регистрироваться только те документы, срок хранения которых является постоянным. При этом необходимо сделать на журнале регистрации отметку, согласно которой будет понятно, для регистрации каких документов он предназначен.

Существует еще один способ ведения журналов регистрации исходящих писем. Его отличает наличие журналов регистрации для обособленных категорий документов. К примеру, исходящие документы могут быть распределены по группам, согласно их наименованию (договоры, благодарственные письма, бухгалтерская документация и т.д.). Для каждой из этих групп может быть оформлен отдельный журнал регистрации. Так, даже дальнейшее хранение документов по группам становится значительно удобнее, главное, не запутаться в изобилии журналов регистрации.

Автор: Мария Поплавская, юрист 13 Апрель 2013 .

Давно заметила, что в последнее время среди различных слоев населения стало популярным выражение «меня это бесит». Услышать его можно как от взрослых, так и от детей, подростков, при этом «взбеситься» все готовы из-за любого пустяка. Лично меня бесит только две вещи: выражение «меня это бесит» и еще, когда войдя в офис какой-либо организации, вижу у секретаря на полке папки с надписями «Входящие документы» и «Исходящие документы».

Сразу видно — а секретарь-то не настоящий! Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия.

А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того — без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации. Речь идет о номенклатуре дел. Более подробно о том, зачем нужен этот документ и как он составляется, можно прочитать в предыдущем номере электронного журнала «Сакратар.by», и мы здесь распространяться сильно об этом не будем, лишь подчеркнем еще раз — нужен! А вот те, кто формирует корреспонденцию по принципу «входящие-исходящие», явно этого не понимает, как и не представляет себе последствий такого формирования дел.

Именно для таких попробуем популярно объяснить, в чем дело и где здесь, как говорил один известный политик «собака порыла».

Вначале напомним, что общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Для любителей «входящих-исходящих» объясним популярно: Инструкция обязательна к применению для всех! К слову, п. 4 этого документа устанавливает, что организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству, но в соответствии с требованиями Инструкции.

Согласно п. 13 Инструкции организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе ИП в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Почему же так важно формировать эту переписку правильно?

Все дело в том, что согласно Закону Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. В свою очередь, сроки хранения документов устанавливает Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень). Именно на этот документ следует опираться при составлении номенклатуры дел организации, и не только при указании сроков хранения в номенклатуре, но и при внесении в номенклатуру заголовков дел ¾ ведь в последующем эти заголовки должны в точности совпадать с заголовками на обложках!

Никаких «входящих» и «исходящих» документов вы в Перечне не найдете, относительно данной категории применяется термин «переписка». При этом встретить этот термин можно в разных заголовках дел, например, «Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций» (п. 31); «Претензионная переписка» (п. 73); «Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности» (п. 67); «Переписка об аренде, субаренде недвижимого имущества, безвозмездном пользовании недвижимым имуществом» (п. 445) и т.д. Это, однако, более актуально для больших организаций с разветвленной организационной структурой. Но там-то как раз, нужно отметить, и с делопроизводством, как правило, все в порядке, поскольку им занимаются люди с соответствующей подготовкой и опытам, их учить не нет необходимости.

Если вы отвечаете за документооборот в небольшой организации, то вам будет достаточно обратить внимание на п. 33 Перечня — переписка по основной деятельности (срок хранения — постоянно) и п. 34 — переписка по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения — 3 года после проведения налоговой проверки). Именно такие две папки должны стоять у вас на полке, именно с такими наименованиями (правда, с уточнением: «Переписка с организациями и учреждениями…»).

Вот журналы регистрации будут называться «Журнал регистрации входящей корреспонденции» и «Журнал регистрации исходящей и внутренней корреспонденции». Ведутся они по форме, установленной Инструкцией (приложения 8 и 9 соответственно). В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа.

Пунктом 47 Инструкции установлено, что регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

То есть при поступлении, например, к вам письма, вы регистрируете его в Журнале регистрации входящей корреспонденции, проставляя порядковый номер и, через значок /, номер по номенклатуре дел, и, после того как это письмо будет обработано, помещаете его в одну из папок «Переписка…» в зависимости от содержания. Если это письмо требовало ответа, то ваш «ответ Чемберлену» регистрируете точно таким же образом в Журнале регистрации исходящей и внутренней корреспонденции, но свой экземпляр (копию) этого исходящего документа помещаете в туже папку «Переписка…». Несовпадающие номера документов, находящихся в этой папке, при этом вас не должны смущать, главное здесь — хронология, чтобы документы в этой папке шли один за одним строго по датам.

Именно так и именно в таком порядке следует все делать потому, что Перечнем, заметьте, установлены разные сроки хранения документов: для переписки по основной деятельности ¾ постоянно, а от переписки по административно-хозяйственным вопросам вы можете избавиться по истечении трех лет после налоговой проверки. А вот если вы не разделяете эти документы, а точнее, разделяете по принципу «входящие-исходящие» (что, собственно, все-таки означает, не разделяете), то вам придется все это хранить вечно!

Если же организация будет ликвидироваться, вообще сложно представить, как это все будет сдаваться в госархив: эти две папки «Входящие» и «Исходящие» придется объединять в одну, при этом каждую бумажку придется складывать в хронологической последовательности, а если еще организация просуществовала много лет и папок таких у вас «…надцать» (ведь каждый год сшивается в отдельной папке)… В общем, будет очень сложно!Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами. Приблизительно та же лексика прозвучит в ваш адрес и, если, к примеру, вы уволитесь, а на ваше место придет специалист, хорошо разбирающийся в делопроизводстве и документообороте.

Итак, вы прочитали эту статью, и у вас на полке еще стоят папки с заголовками «Входящие документы» и «Исходящие документы»? Так чего же вы ждете? Чтобы о вашем непрофессионализме узнало еще большее количество людей? Ведь на дворе только январь, и как раз самое время начать «новую жизнь».

Впрочем, дело, конечно, ваше. Но тогда, по крайней мере, хотя бы после этого, пожалуйста, никому и никогда не признавайтесь, что вы читаете «Сакратар.by».


Статьи по теме